Company Retreats: 8 Tipps, wie sie zum Erfolg werden

Seit der Corona-Pandemie und der Zunahme von Remote Work sind Retreats beliebter denn je. Es gibt kaum einen besseren Weg, um das Zugehörigkeitsgefühl von Teams zu steigern – was wiederum der Schlüssel zu mehr Kreativität und Engagement ist. (Mehr zur Bedeutung von Zugehörigkeit am Arbeitsplatz lesen Sie im Artikel „The value of belongig at work“ der Harvard Business Review)

Aber auch jenseits zwischenmenschlicher Aspekte lohnt es sich, ein Company Retreat zu organisieren. Fokussiertes, gemeinsames Arbeiten funktioniert in einem besonderen Rahmen meist besser als bei Präsenzmeetings im Büro. 

Hier die wichtigsten 8 Punkte, die Sie bei der Planung berücksichtigen sollten.

Ein Company Retreat sollte kein Selbstzweck sein: Legen Sie klare, greifbare Ziele fest, die Sie mit dem Team in dieser Zeit erreichen möchten. Diese Ziele werden sich auf die weitere Planung auswirken (wie die Wahl der Location, das Budget etc.).

Es sind unterschiedliche Zielsetzungen für ein Retreat denkbar: Möchten Sie Erfolge der letzten Monate feiern? Möchten Sie Ihre Mitarbeitenden zu einem aktuellen Thema fortbilden? Möchten Sie in Teambuilding und Zusammenarbeit investieren? Das übergeordnete Ziel lässt sich dann für einzelne Teams herunterbrechen, sodass diese an ihren individuellen Unterzielen arbeiten können.

Sie können auch überlegen, das Retreat passend zu Ihren Zielen unter ein zentrales Thema zu stellen (wie z.B. Produktivität, Zukunftsvision oder Teamwork). Das gibt den unterschiedlichen Aktivitäten einen gemeinsamen Rahmen. 

Entwickeln Sie mit dem Führungsteam eine erste Vision des Retreats: Welche Location, welche Atmosphäre schwebt Ihnen vor? Wie sollen die Mahlzeiten organisiert und wie die Balance aus Arbeit und Freizeit gestaltet werden?

Eine klare Vision hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung über das Budget zu treffen. Klären Sie, wie viel Budget pro Person zur Verfügung steht. Damit haben Sie eine Basis, um konkret zu kalkulieren, wie Sie die Vision zum Leben erwecken.

Beginnen Sie einige Monate im Voraus mit der konkreten Terminfindung. Sprechen Sie mit dem Führungsteam, um 3 bis 4 mögliche Zeitfenster für das Company Retreat festzuhalten. Klären Sie im Gespräch, welche Teammitglieder unbedingt teilnehmen sollen und stellen Sie sicher, dass sie an den Terminen verfügbar sind. Definieren Sie den konkreten Zeitrahmen: Soll das Retreat 1, 2 oder mehr Tage dauern?

Bedenken Sie bei der Wahl des Termins saisonale Schwankungen im Workload, damit die Auszeit sich nicht nachteilig auf das Geschäft auswirkt. Auch das Wetter am Veranstaltungsort hat Einfluss darauf, ob die Teilnehmenden eine gute Zeit verbringen.

Vergleichen Sie potenzielle Veranstaltungsorte und bedenken Sie dabei, welche Aktivitäten Sie für das Retreat geplant haben: 

Im Idealfall finden Sie eine Location, die sowohl Übernachtung, Verpflegung als auch genügend Räumlichkeiten für Ihre Aktivitäten bereitstellt. Wenn dies nicht der Fall ist, versuchen Sie, Unterkunft und Veranstaltungsort möglichst in unmittelbarer Nähe zu buchen, um die Wege kurz zuhalten.Fragen Sie die Hotels bzw. den Veranstaltungsort nach ihren Erfahrungen mit Company Retreats, wenn Sie dazu online keine Angaben finden. Wenn Sie ein Reisemanagement-Tool nutzen, prüfen Sie dort vorab, ob infrage kommende Hotels besondere Geschäftskonditionen anbieten.

Organisieren Sie den Transport der Mitarbeitenden zum Veranstaltungsort. Wenn die Location mehr als 30 Minuten vom Arbeitsplatz entfernt ist, bieten Sie einen Transfer mit dem Bus an, der von einem zentralen Treffpunkt abfährt. Das macht die Anreise für Mitarbeitende entspannter und hat den schönen Nebeneffekt, dass alle pünktlich vor Ort sind.

Bei Retreats, die per Flug erreicht werden müssen, überlegen Sie, wie Sie den Aufwand so gering wie möglich halten: Entweder Sie buchen zentral für alle Teilnehmenden einen Flug oder Sie hinterlegen genaue Richtlinien für die Buchung im Reisemanagement-Portal und überlassen es den Mitarbeitenden selbst, wie Sie zum Veranstaltungsort reisen.

Welche Mahlzeiten Sie zentral organisieren und welche den Mitarbeitenden überlassen werden, ist eine Frage des Budgets und der Location. Wenn die Event-Location kein Catering anbietet, lassen Sie sich lokale Dienstleister empfehlen. 

Und egal, wie knapp das Budget ist: Planen Sie so, dass Sie mindestens eine gemeinsame Mahlzeit pro Tag einrichten. Damit stärken Sie das Gemeinschaftsgefühl und geben den Teams eine Gelegenheit, sich in gemütlicher Atmosphäre auszutauschen. 

Fragen Sie für die Planung des Caterings besondere Ernährungsbedürfnisse und Allergien der Mitarbeitenden ab, damit Ihr Dienstleister bei der Zusammenstellung der Gerichte Optionen für alle bereithalten kann.

Eine gut durchdachte Agenda ist wichtig: Fachliche Workshops und Gruppensitzungen sind Kernbestandteile eines Company Retreats – aber vergessen Sie nicht, auch Aktivitäten einzuplanen, die nur dem Spaß dienen. Schaffen Sie den Rahmen, in dem Mitarbeitende ihre Kolleg:innen besser kennenlernen können und gemeinsame Erinnerungen sammeln.Passen Sie die Teambuilding-Aktivitäten den Menschen in Ihrem Team und Ihrem Unternehmen an. Nicht alle fühlen sich beim Klettern, beim Wildwasser-Rafting oder auf einer Radtour wohl. Planen Sie eine Vielfalt von Aktivitäten, damit alle Mitarbeitenden Optionen finden, die für sie machbar sind und Spaß bereiten.

Unter Umständen kann es sinnvoll sein, Workshops von externen Trainer:innen moderieren zu lassen – je nachdem, welche Schwerpunkte Sie für Ihr Retreat setzen.

Professionelle Trainer:innen können neue innovative Methoden einbringen, zum Beispiel, wie bessere Ideen entstehen, wie man konstruktives Feedback gibt oder die Produktivität im Projekt steigert. Kurz: Sie tragen neues Wissen ins Unternehmen. Als unbeteiligte Dritte können sie außerdem bei konfliktträchtigen Themen dazu beitragen, dass sich alle Teilnehmenden offen äußern und sich nicht wegen interner Hierarchien zurückhalten.

Ein Company Retreat holt Mitarbeitende immer aus ihrer Komfortzone. Das kann von Vorteil sein bei der Suche nach neuen Herangehensweisen und beim Lösen von Problemen. Damit Mitarbeitende sich aber auf das Unbekannte des Retreats einlassen können und ohne Stress an das Event herangehen, lassen Sie sie möglichst früh wissen, was sie beim Retreat erwartet. 

Kündigen Sie das Retreat in einem Team-Meeting an und verbreiten Sie die Informationen zum Event zusätzlich über die gängigen Kommunikationswege wie E-Mail, Slack, Teams oder das Intranet.

Diese Themen sollten Sie im Vorfeld kommunizieren: 

Bieten Sie Möglichkeiten zu Rückfragen an, damit keine Fragen offenbleiben und alle sich optimal auf die Zeit einstellen können.

Ein Retreat ist aufwändig in der Organisation, bietet aber enorme Chancen für Unternehmen. Häufig lassen sich in wenigen Tagen Fortschritte in der Produktentwicklung, Visions- oder Strategiearbeit erzielen, die sich im Unternehmensalltag so nicht realisieren lassen. Vor allem aber lässt das Event ein Zusammengehörigkeitsgefühl unter den Mitarbeitenden entstehen, das lange über das Retreat hinaus wirkt.

Mit einem guten Plan und ausreichend Vorbereitungszeit lässt sich die Organisation auch gut bewältigen. Nicht zuletzt, weil es an Ihnen liegt, wie Sie Ihr Company Retreat gestalten. Ob in der unmittelbaren Umgebung oder in der Ferne, für einen Tag oder eine Woche – um gute Ergebnisse zu erzielen, braucht es keine großen Budgets. Ein Company Retreat lohnt sich für Unternehmen jeder Größe und jeder Branche.