Was ist eine Reiserichtlinie und warum ist sie wichtig?
Welchen Nutzen bieten Reiserichtlinien für Geschäftsreisen?
Was sollte in einer Reiserichtlinie stehen?
Reiserichtlinien in unvorhersehbaren Situationen
Buchen Sie Ihre persönliche Web Demo
Jetzt kostenlos testenGeschäftsreisen sind unverzichtbar, wenn es darum geht, neue Geschäftsbeziehungen zu knüpfen, zu pflegen und generell auf dem Markt Präsenz zu zeigen. Für das Travel Management können sie jedoch eine komplexe Herausforderung darstellen. Verantwortliche müssen den Spagat zwischen Budget, Qualitätssicherung sowie der Sicherheit und Zufriedenheit der Mitarbeitenden meistern.
Eine klar definierte Reiserichtlinie ist dabei unerlässlich. Sie schafft eine klar definierte Struktur für alle Mitarbeitenden, von der Buchung bis zur Reisekostenabrechnung, und vermeidet Unstimmigkeiten.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Vorteile eine Reiserichtlinie für Geschäftsreisen hat, was darin stehen sollte, sowie ein paar praktische Tipps zur Umsetzung.
Was ist eine Reiserichtlinie und warum ist sie wichtig?
Eine Reiserichtlinie (auch Travel Policy genannt) hält fest, welche Vorgaben für Mitarbeitende während einer geschäftlichen Reise gelten. Sie umfasst im Wesentlichen Regularien zur Reiseplanung, Abwicklung und Reisekostenabrechnung. Jedes Unternehmen definiert diese Vorgaben individuell, wobei die Erstellung meist bei Travel Managern oder der HR-Abteilung liest.
Von einer umfassenden, gut formulierten Reiserichtlinie profitieren alle Beteiligten: Sie beantwortet offene Fragen von Mitarbeitenden rund um das Thema Geschäftsreise. Das sorgt für Klarheit und vermeidet Frust. Gleichzeitig reduziert sie den Planungsaufwand für Unternehmen, da weniger Abstimmungsprozesse nötig sind und Budgetvorgaben standardisiert werden. Das führt zu geringeren unerwarteten Ausgaben und einer effizienteren Verwaltung der Reisekosten.
Let’s talk. Lernen Sie unsere Lösung in einer persönlichen Web Demo kennen.
Welchen Nutzen bieten Reiserichtlinien für Geschäftsreisen?
Sorgfältig erstellte Reiserichtlinien vereinfachen und beschleunigen den kompletten Prozess einer Geschäftsreise. Davon profitieren sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende:
Vorteile von Reiserichtlinien für das Unternehmen:
- Bessere Budgetkontrolle: Klar definierte Obergrenzen, etwa für Hotel und Flug, schaffen einen verbindlichen Rahmen für Buchende. Das hilft bei der Budgetkontrolle und vermeidet zu hohe oder unerwartete Ausgaben. Diese klare Struktur ist besonders dann wichtig, wenn die Mitarbeitenden selbst ihre Reisen buchen, etwa mittels einer Reisesoftware.
- Weniger Planungsaufwand: Durch die standardisierten Prozesse kommt es zu weniger Rückfragen, Freigaben können schneller erteilt werden und auch die Reisekostenabrechnung wird vereinfacht.
- Minimiertes Fehlerrisiko: Reiserichtlinien schaffen Klarheit und gewährleisten die Einhaltung von Vorgaben. Damit verhindert das Unternehmen, dass Mitarbeitende gegen interne Regelungen oder sogar arbeitsrechtliche Auflagen verstoßen. Eine Travel Management Software kann zudem automatisch prüfen, ob Buchungen den Vorgaben entsprechen, und so menschliche Fehler weitgehend ausschließen.
Vorteile von Reiserichtlinien für die Mitarbeitenden:
- Mehr Sicherheit: Dank klar definierter Richtlinien wissen Mitarbeitende genau, in welchem Rahmen sie sich bewegen können, etwa hinsichtlich der erstattungsfähigen Kosten oder vorgeschriebener Transportmittel. Das macht die Reise besser planbar und reduziert Stress.
- Einfachere Prozesse: Transparente Vorgaben bedeuten weniger Nachfragen und Genehmigungsschritte. Dies beschleunigt den Buchungsprozess und vereinfacht die Reisekostenabrechnung erheblich, da alle nötigen Informationen und Anforderungen von vornherein klar sind.
- Flexibilität und Eigenverantwortung: Innerhalb der festgelegten Richtlinien können Mitarbeitende oft eigenverantwortlich Entscheidungen treffen. Diese Freiheit spiegelt das Vertrauen des Unternehmens wider und motiviert.
Was sollte in einer Reiserichtlinie stehen?
Jedes Unternehmen entscheidet selbst über Form und Inhalt der Reiserichtlinie. Je nach Größe, Internationalität und Reisevolumen kann der Umfang variieren. Das Dokument sollte aber in jedem Fall abdecken, wie das Beantragen und Buchen einer Geschäftsreise funktioniert, ebenso wie die Reisekostenabrechnung und die Rückerstattung der Kosten ablaufen.
So kann der Inhalt im Detail aussehen:
- Zweck: Warum gibt es die Reiserichtlinie? Was ist der Nutzen für Mitarbeitende?
- Umfang: Für den gilt die Reiserichtlinie? Gibt es Einschränkungen? Welche Arten von Geschäftsreisen werden abgedeckt?
- Antragsstellung: Wie können Mitarbeitende Geschäftsreisen beantragen? Welche Fristen müssen eingehalten werden? Gibt es spezielle Tools oder Formulare? Wer gibt den Antrag frei?
- Reiseplanung: Welche Fristen für die Reiseplanung müssen eingehalten werden? Wer muss über die Abwesenheit des Reisenden informiert werden und bis wann? Gibt es automatische Vertretungsregelungen?
- Reisebuchung: Buchen die Reisenden selbst, eine interne Abteilung oder ein Reisebüro? Gibt es Plattformen, die für die Buchung vorrangig genutzt werden sollen?
- Generelle Regelungen zu Reisekosten: Welche Arten von Unterkünften sind vorrangig zu buchen? Welche Klassen sind bei Bahn, Flugzeug oder Mietwagen erlaubt? Übernimmt das Unternehmen Nebenkosten, wie notwendige Impfungen, Visakosten oder Wechselkursgebühren?
- Reisekostenabrechnung: In welcher Form sind Belege einzureichen? Läuft die Abrechnung über digitale Tools oder in Papierform? Wer muss die Abrechnung freigeben?
- Verpflegungsmehraufwand: Welche Sätze gelten für die Verpflegung? Gelten je nach Land oder Reisedauer unterschiedliche Sätze?
- Sonderregelungen: Welche Spesenregelungen gibt es für Geschäftsessen? Kann eine Geschäftsreise mit privatem Aufenthalt kombiniert werden (z. B. Bleisure)?
- Verhaltensregeln: Welche ethischen Grundsätze sind zu beachten, z. B. ein Verbot, persönliche Ausgaben auf Unternehmenskosten zu verbuchen?
- Mögliche Folgen bei Verstößen: Welche Konsequenzen hat es, wenn die Reiserichtlinie nicht eingehalten wird?
Generell ist es wichtig, dass die Reiserichtlinien für alle Mitarbeitenden verständlich formuliert sind und zum Unternehmen passen. Lassen Sie ggf. rechtliche Aspekte von Expert:innen abklären und kommunizieren Sie die Richtlinien allen Mitarbeitenden gegenüber.
Es kann sich ebenfalls lohnen, sich im Vorfeld darüber Gedanken zu machen, ob Ihre Mitarbeiter die Reiserichtlinien nachvollziehen können und ihnen zustimmen werden. Je größer die Akzeptanz, desto leichter die Umsetzung.
Mit einer Reisemanagement-Software wird das Thema Reiserichtlinien deutlich einfacher. Statt ein langes Dokument zu erstellen, das kaum jemand liest, hinterlegen Sie die Regeln direkt in der Software – die sorgt dann ganz automatisch dafür, dass alles eingehalten wird.
Reiserichtlinien in unvorhersehbaren Situationen
Wir erleben immer wieder, wie schnell sich die Rahmenbedingungen für Geschäftsreisen ändern. Globale Ereignisse wie Pandemien, Naturkatastrophen oder politische Unruhen stellen Unternehmen und die gesamte Reisebranche vor beispiellose Herausforderungen.
Ihre Reiserichtlinien sollten daher präzise Informationen darüber enthalten, was im Ernstfall zu tun ist, damit Sie schnell auf neue Situationen reagieren können. Schaffen Sie klare Regeln für Reisen in betroffene Gebiete, für die Wahl von Transportmitteln und für die Kommunikation. Zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen, wie die Mitnahme von Notfallausrüstung oder die Registrierung bei der lokalen Botschaft, können ebenfalls Teil der Reiserichtlinien sein.
Generell gilt: Als Unternehmen tragen Sie die Verantwortung für das Wohlergehen Ihrer Mitarbeitenden. Die Fürsorgepflicht ist bindend und verpflichtet Sie, alle notwendigen Schutzmaßnahmen zu ergreifen. Dazu gehört auch, kontinuierlich Reisehinweise und Warnungen offizieller Organisationen, wie die des Auswärtigen Amts, zu prüfen.
Mit Lanes & Planes Reiserichtlinien aufstellen, die ganz einfach eingehalten werden. Starten Sie jetzt
Wir haben mehr: Artikel, die Sie auch interessieren könnten
6 Tipps, mit denen Sie das richtige Hotel für Ihre Geschäftsreise finden
Liebe KI, welche Rolle spielst du in der Zukunft des Travelmanagements?
Corporate Travel Managers: Zukunftsjob für analytische Reiseenthusiasten
Let’s talk. Lernen Sie unsere Lösung kennen.
