Alle Funktionen im Überblick

Sowohl in der Desktop- als auch in der Mobile-App von Lanes & Planes suchen Sie Adressen, Unternehmensnamen, Bahnhöfe, Flughäfen und POIs bequem über die integrierte Google-Maps-Schnittstelle. Das System berechnet auf dieser Basis automatisch die exakten Fahrtstrecken für die Kilometerpauschale und schlägt direkt passende Hotels in der unmittelbaren Umgebung des Zielorts vor. Dies spart Reisenden manuelle Zwischenschritte bei der Routen- und Unterkunftplanung.

Reisende hinterlegen häufig genutzte Orte wie „Zuhause“ oder „Arbeit“ direkt in ihrem Lanes & Planes Nutzerkonto als Favoriten zur schnellen Start- und Zielauswahl. Bei der Erstellung von Reiseanträgen oder der Abrechnung von Dienstfahrten greift das System automatisch auf diese hinterlegten Adressen zurück. Dadurch entfällt die wiederholte manuelle Eingabe von Stammstrecken, was die Fehlerquote bei der Reisekostenabrechnung drastisch senkt.

Mit Lanes & Planes buchen Sie Reisen mühelos auch für externe Gäste, Bewerber oder Freelancer, ohne dass diese ein eigenes Profil benötigen. Das System sendet alle Tickets und Buchungsbestätigungen direkt an die E-Mail-Adresse des Reisenden, während die Abrechnung zentral und digital über das Firmenkonto des einladenden Unternehmens läuft. So können HR-Teams Bewerberreisen DSGVO-konform buchen, steuerlich sauber als Betriebsausgabe erfassen und nahtlos über das zentrale Dashboard verwalten.

Individuelle Rollen vergeben Sie flexibel im Unternehmenskonto. Lanes & Planes unterscheidet dabei präzise zwischen Buchenden und Passagieren: Nutzer mit der Rolle „Reisender“ dürfen Buchungen für sich selbst vornehmen. „Admins“ oder „Travel Assistants“ buchen für andere Teammitglieder, ohne selbst mitzureisen. „Reisende ohne Buchungsrecht“ starten Suchanfragen und leiten diese zur Freigabe an Vorgesetzte weiter.

Bereits bei der Suche berücksichtigt Lanes & Planes automatisch hinterlegte Nutzerdaten und persönliche Präferenzen. Dazu zählen Kundenkarten wie die BahnCard oder Vielfliegerprogramme (z. B. Miles & More). Das System wählt so automatisch die passenden Tarife aus und stellt sicher, dass Bonuspunkte bei jeder Buchung gutgeschrieben werden.

Über die zentrale Plattform von Lanes & Planes buchen Sie Flüge, Bahnverbindungen, Mietwagen und Fernbusse in einer einzigen, nahtlosen Suchanfrage. Durch die Bündelung aller Transportmittel entfällt das zeitaufwendige Vergleichen auf Drittportalen, während alle Buchungen konsolidiert auf einer einzigen Firmenrechnung erfasst werden.

Lanes & Planes ermöglicht die freie Kombination verschiedener Transportmittel für die Hin- und Rückreise – wie die Anreise per Deutsche Bahn und die Rückreise per Fernbus. Der integrierte Buchungsalgorithmus prüft im Hintergrund automatisch, ob zwei separate Einzeltickets (Split-Ticketing) günstiger sind als ein klassisches Hin- und Rückflugticket. In rund 20 % aller Fälle senkt diese automatisierte Abfrage die Reisekosten für Unternehmen signifikant.

Planen und buchen Sie komplexe Reiserouten mit unterschiedlichen Start- und Endpunkten direkt über das System. Lanes & Planes unterstützt anspruchsvolle Gabelflüge und Multistopp-Reisen (z. B. von A nach B und weiter von C nach D). Dies vereinfacht die Reiseplanung bei aufeinanderfolgenden Kundenterminen an verschiedenen Standorten und sorgt für eine lückenlose Abrechnung der gesamten Reisekette.

Lanes & Planes betreibt eine direkte NDC-Schnittstelle zur Lufthansa Group (inkl. Swiss, Austrian, Brussels, Air Dolomiti, Discover). Buchungsteams greifen direkt auf Light- und Saver-Tarife zu und umgehen zusätzliche GDS-Vertriebsgebühren permanent.

Direktschnittstelle zu Air France und KLM. Keine GDS/DCC Gebühr, alle Tarife (sog. Fare Families) verfügbar inklusive Continuous Pricing.

Tarife, Preise und Verfügbarkeiten wie auf den Websites der Airlines.

Eurowings, EasyJet, Vueling, Wizzair, Ryanair etc. Tarife, Preise und Verfügbarkeiten wie auf den Websites der Airlines.

Die nahtlose Verknüpfung mit bahn.business garantiert, dass Firmenrabatte und das DB-Reiseinventar direkt im zentralen System abrufbar sind. Bahntickets werden digital ausgegeben und automatisch der passenden Abrechnung zugewiesen.

Gleiche Tarife, Preise und Verfügbarkeiten wie auf der Website des Anbieters.

Buchungen möglich für ÖBB, WESTBahn, SBB, SNCF, Thalys, TGV Lyria und Eurostar.

Darstellung der gesamten Strecke in der Desktop und Mobile App. Beispiel: Weg zum Flughafen oder vom Bahnhof zur finalen Destination.

Lanes & Planes deckt alle Tarife und Kabinenklassen in einer Suche ab. Alle Tarife sind dank einheitlicher Icons zu Gepäck, Stornierung, Umbuchung, Sitzplatz, etc. transparent vergleichbar.

Die Flugsuche kann nach Economy Class, Premium Economy Class, Business Class und First Class definiert werden.

Lanes & Planes verzichtet auf die Zwischenspeicherung von Suchergebnissen. So stellen wir sicher, dass die abgefragten Ergebnisse und Tarife immer aktuell verfügbar sind.

Direkte Vergleichbarkeit aller verfügbaren Mietwagenanbieter am ausgewählten Ort. Dabei wird unterschieden zwischen Lanes & Planes Raten und verhandelten Kundenraten.

SIXT Mietwagenangebote können live über unser System und mit exklusiven Lanes & Planes bzw. non public Raten gebucht werden. Auch hier können eigene Firmenraten hinterlegt werden.

Auch Mietwagen von Hertz, Europcar, Avis, Enterprise und National können direkt im System gebucht werden. Eigene Firmenraten sind hinterlegbar.

Buchungen bei weiteren Mietwagenanbietern, wie Sunny Cars sind ebenfalls möglich, auch inklusive verhandelter Firmenraten.

Da Lanes & Planes über das größte B2B-Reiseinventar Europas verfügt, bündelt das System die Angebote von über 70 Hotelportalen. Unternehmen profitieren von maximaler Verfügbarkeit und Bestpreisen – besonders zu stark frequentierten Messezeiten. Unpassende Angebote ohne ausweisbare Mehrwertsteuer lassen sich in den Sucheinstellungen mit einem Klick herausfiltern.

Alle Unternehmenskunden von Lanes & Planes erhalten automatischen Zugriff auf die reduzierten Genius-Hotelraten von Booking.com. Die Rabatte werden direkt in den Suchergebnissen angezeigt und fließen ohne manuellen Aufwand in die Buchung ein.

Lanes & Planes bietet non-public Raten bei großen Hotelketten, auf die unsere Kunden exklusiv zugreifen können.

Kunden, die mit Hotels oder Ketten eigene Rahmenverträge verhandelt haben, können diese bei Lanes & Planes hinterlegen.

Vom Unternehmen favorisierte Hotels können übergeordnet gespeichert und priorisiert angezeigt werden.

Um Hotels als Favoriten angezeigt zu bekommen, können Nutzer diese in ihrem Profil markieren.

Hotels können gezielt nach Zimmerkategorie, Frühstück, Stornierungsbedingungen und Prepaid-Raten gefiltert werden.

Falls Messen oder Großveranstaltungen im gewählten Suchzeitraum stattfinden und Verfügbarkeiten und Preise negativ beeinflussen, wird dies als Warnung angezeigt.

Dank der standortgenauen Suche ist es möglich, Hotels in unmittelbarer Nähe der Zieleingabe auf der Karte auszuwählen.

Lanes & Planes ist ein registriertes Airbnb-Reisebüro. Die Suchergebnisse von Airbnb werden direkt in unsere Übernachtungssuche integriert. Lanes & Planes kann über Airbnb buchen, abrechnen und in Rechnung stellen.

Bei der Buchung von Flug, Zug, Bus, Mietwagen und Hotel wird bereits in der Ergebnisliste angezeigt, ob ein Angebot der geltenden Reiserichtlinie entspricht – nicht erst nach Abschluss der Buchung. So erkennen Buchende und Reisende auf einen Blick, welche Optionen regelkonform sind, können aber weiterhin frei entscheiden, da auch nicht konforme Angebote buchbar bleiben.

Mit der One-Stop-Shopping-Lösung können Reiseleistungen frei gewählt und kombiniert werden, im Warenkorb nochmals überprüft und im Anschluss direkt gebucht werden.

In einer graphischen Darstellung kann der Wunschplatz im Flugzeug ausgewählt oder zugekauft werden.

Der Wunschplatz bei Buchungen für die Deutsche Bahn kann über eine graphische Darstellung ausgewählt werden.

Direkt beim Buchungsabschluss können folgende Felder ausgewählt bzw. ausgefüllt werden: - Kostenstellen (per Drop-down-Auswahl) - Kostenträger (per Drop-down-Auswahl) - Referenznummern (als Freitext) - Zweck der Reise sowie ein Rechnungsprofil (mit korrekter Rechnungsadresse) Mehrere Kostenstellen können prozentual auf die Buchung verteilt werden.

Um eine Buchung abzuschließen, ist weder eine Kreditkarte noch irgendein anderes Zahlungsmittel nötig. Die Bezahlung aller gebuchten Reiseleistungen (immer inkl. Kostenübernahme), erfolgt direkt mit dem Unternehmen, per Lastschrift oder Sammelrechnung (immer mit korrektem MwSt.-Ausweis).

Alle gebuchten Reiseleistungen können als Termin in den gängigen Kalendern abgespeichert werden.

Sofort nach der Buchung stehen Tickets & Hotelvoucher (inkl. Kostenübernahme) zum Download bereit. Sie werden außerdem im Nutzerkonto aller Reisenden und Buchenden hinterlegt, sind in der Lanes & Planes Mobile App einsehbar und werden per E-Mail an Reisende und Buchende versendet.

Der digitale Reiseassistent „Pocket Pilot“ von Lanes & Planes steht als native App sowohl für iOS als auch für Android zur Verfügung. Das stellt sicher, dass alle mobilen Funktionen plattformübergreifend und ohne Funktionseinschränkungen auf den Smartphones der Mitarbeitenden laufen.

Mit der Lanes & Planes App erledigen Reisende den kompletten Buchungsprozess von Flügen, Zügen oder Hotels direkt auf dem Smartphone. Die mobile Suche greift in Echtzeit auf dieselben Firmentarife und hinterlegten Reiserichtlinien zu wie die Desktop-Version, was spontane Buchungen von unterwegs maximal beschleunigt.

Der mobile Reisebegleiter bündelt den gesamten Reiseplan übersichtlich in einer App und führt Nutzer Schritt für Schritt durch den Tag. Das System erinnert automatisch an anstehende Check-ins, Gleiswechsel oder Hotel-Adressen, sodass Geschäftsreisende auch bei komplexen Routen immer den Überblick behalten.

Alle Buchungsbestätigungen, Hotel-Voucher und Fahrkarten werden automatisch offline-fähig in der Lanes & Planes App hinterlegt. Reisende müssen keine PDFs oder Papierausdrucke mehr mitsuchen, da alle relevanten Dokumente beim Check-in oder bei der Ticketkontrolle sofort digital griffbereit sind.

Digitale Bordkarten für Flüge und Bahntickets werden direkt im mobilen Profil hinterlegt und sind mit einem Klick abrufbar. Das spart das händische Übertragen in externe Wallets und sorgt für einen reibungslosen, schnellen Durchgang an den Sicherheitskontrollen und Gates.

Die App überwacht gebuchte Flüge in Echtzeit und benachrichtigt den Reisenden sofort per Push-Nachricht über Verspätungen, Gate-Änderungen oder Flugausfälle. Durch diese proaktive Information können Geschäftsreisende im Notfall sofort reagieren, noch bevor sie am Flughafen festsitzen.

Sollte sich ein Termin verschieben, lassen sich bestehende Tickets und Reservierungen direkt über die mobile App umbuchen oder stornieren. Das System prüft dabei automatisch die Stornierungsbedingungen der Anbieter im Hintergrund und spart den Reisenden den zeitraubenden Umweg über eine externe Telefon-Hotline.

Belege und Rechnungen werden direkt von unterwegs über das Smartphone erfasst und der jeweiligen Dienstreise zugeordnet. Das verkürzt den internen Abrechnungsprozess nach der Rückkehr auf wenige Minuten.

Das System kalkuliert die gesetzlichen länderspezifischen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand auf Basis der Reisedaten vollautomatisch. Das schützt das Unternehmen vor steuerlichen Fehlberechnungen bei Betriebsprüfungen.

Die Lanes & Planes App ist auch außerhalb bestehender Reisen als vollwertiges Spesen-Tool nutzbar. So können z.B. Pkw-Fahrten, Taxibelege in der Heimatstadt oder einfach nur Druckerpapier abgerechnet werden.

Die Kamera-Funktion liest mittels intelligenter OCR-Texterkennung Rechnungsbeträge, Steuersätze und Händlerdaten automatisch aus Papierbelegen aus. Das reduziert manuelle Übertragungsfehler und entlastet Geschäftsreisende.

Auch Fotos lassen sich für eine spätere Belegerstellung in der App abspeichern.

Wenn alle Belege und Auslagen fotografiert und gescannt wurden, kann die Reise aus der App heraus abgeschlossen und bei der/dem Vorgesetzten oder der Buchhaltung zur Genehmigung eingereicht werden.

Schneller Kontakt zu unserem zertifizierten Support Service per Live-Chat oder Anruf direkt aus der App.

Via Ampel-Markierungen in rot, orange und grün können Nutzer den Genehmigungsstatus jeder einzelnen Reise und sämtlicher Belege einsehen – getrennt nach Manager- und Buchhaltungsgenehmigung.

Die Nutzung von Passwortmanagern, z.B. 1Password, Apple Schlüsselbund oder Google Passwortmanager wird unterstützt.

Im Login-Bereich kann nach anstehenden, vergangenen und abgeschlossenen Reisen gesucht und gefiltert werden. Dies gilt sowohl für Reisen, die selbst gebucht wurden, als auch für Reisen, die durch andere gebucht wurden und/oder bei denen ein Nutzer nur Mitreisender ist/war.

Reiseleistungen, die separat gebucht wurden, können komfortabel über die Funktion „Buchung verwalten" miteinander verknüpft werden. Ideal für Reisen mit mehreren Teilbuchungen.

Nutzer können Bahnfahrten selbständig (mit vorheriger Information zu Gebühren) stornieren. Im unmittelbaren Anschluss wird eine Gutschrift über den Erstattungsbetrag erstellt.

Nutzer können Hotelreservierungen selbständig (mit vorheriger Information zu Gebühren) stornieren. Im unmittelbaren Anschluss wird eine Gutschrift über den Erstattungsbetrag erstellt, sofern die Leistung bereits fakturiert wurde.

Nutzer können Mietwagen-Reservierungen selbständig (mit vorheriger Information zu Gebühren) stornieren. Im unmittelbaren Anschluss wird eine Gutschrift erstellt, falls die Leistung bereits in Rechnung gestellt wurde.

Stornierungen oder Umbuchungen erfolgen bei Flügen grundsätzlich analog zu Bahn und Hotel. Für alle Fluggesellschaften geschieht die Stornierung vollautomatisch. Einzige Ausnahme bilden sogenannte LowCost Carrier (wie z.B. EasyJet oder Ryanair). Bei diesen Airlines erfolgt die Verwaltung im eigenen Nutzerkonto, zusätzlich unterstützt durch unser Support-Team.

Im Nutzerbereich kann eine Vielzahl von Präferenzen hinterlegt werden: Sprache, Standorte als Favoriten für die Suche, Shuttle- und Transfer, Hauptverkehrsmittel, Hotelfilter, Sitzplatzreservierungen für die Bahn, Sitzplatzpräferenzen für Flüge u.v.m.

Dieses Feature ist nahtlos in Lanes & Planes integriert und optimiert die Effizienz der geschäftlichen Reiseorganisation spürbar, um administrative Aufwände im Backoffice zu minimieren.

Hinterlegungsmöglichkeit der gängigsten Bonuskarten, z. B.: - Deutsche Bahn: BahnCard, Deutschland-Ticket, General-Abo, Halbtax usw. - Bonus- & Frequent-Flyer-Programme: z. B. Miles & More - Loyalitätsprogramme großer Hotelketten: z. B. Hilton Honors Die hinterlegten Karten werden bei der Preisberechnung und/oder Buchung automatisch berücksichtigt bzw. an den Anbieter übermittelt. Zusätzlich erfolgt eine automatische E-Mail-Erinnerung bei bevorstehendem Ablauf von Bonus- oder Rabattkarten.

Im Nutzerprofil können zahlreiche persönliche Einstellungen vorgenommen werden. Darunter eine zusätzliche E-Mail-Adresse für die Ticket-Zusendung oder Daten zu einem Notfallkontakt. Für noch schnelleres Buchen und Check-ins lassen sich Heimatadresse, Geburtsdatum und Passdaten hinterlegen.

Unser offenes System erlaubt auch das Anlegen und Verwalten von extern gebuchten Reisen. Diese können sogar über die Belegverwaltung abgerechnet werden.

Sowohl in der Desktop wie in der Mobile App können Nutzer ihre Belege zu einer bestehenden Reise hinzufügen. Dazu gehören Belege zu Taxifahrten, Parkgebühren, Nahverkehr, Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale inkl. mehrerer Strecken u.v.m. Dank des flexiblen "Positionen"-Systems können auch Belege mit unterschiedlichen MwSt.-Sätzen und/oder unterschiedlichen Sachkonten/Kategorien digital erstellt werden.

Nachdem alle Auslagen und Belege einer Reise hinzugefügt wurden, kann diese abgeschlossen und bei dem/der hinterlegten Vorgesetzten über die Desktop oder Mobile App eingereicht werden. Erst wenn die Reise genehmigt wurde, wird sie zur Buchhaltung weitergeleitet.

Nutzer können ihre gebuchten Reisen auf einer interaktiven Karte einsehen, hier werden auch potenzielle Reisewarnungen abgebildet.

Es kann festgelegt werden, dass Nutzer Erinnerungs-E-Mails erhalten, falls vergessen wurde, eine Buchung oder Auslagenabrechnung einzureichen.

Unternehmen können festlegen, ob sie eine interaktive Tour durch unsere Solution nutzen möchte. Jeder neuer Nutzer wird standardmäßig mit dieser Tour angelegt und kann sie in seinem persönlichen Profil aktivieren bzw. deaktivieren.

In der Nutzerverwaltung können Administratoren oder entsprechende Rollen auf die Buchungen aller Reisenden zugreifen und diese verwalten. Ihnen steht dabei der gleiche Funktionsumfang zur Verfügung wie im Nutzerkonto selbst.

Administratoren können sich über den Download einer Nutzer-CSV einen vollständigen Überblick über alle angelegten Nutzer verschaffen. Damit ist ein direkter Abgleich der Daten zwischen dem Kunden-System des Kunden und Lanes & Planes möglich. In dieser Nutzer-CSV werden alle Nutzer – auch deaktivierte oder Gastnutzer – aufgeführt.

Admins können eine oder auch mehrere Rollen parallel vergeben: Reisende ohne Buchungsrecht, Reisende, Travel Assistant, Travel Manager, Accountant, Administrator.

Für große Unternehmen laden wir gerne automatisiert alle Nutzer mit Profildaten ein.

Kunden haben die Möglichkeit, Ihre Nutzerdatenbank über eine ExtAPI mit unserem System zu verbinden. So lassen sich automatisch neue Nutzerkonten anlegen und Nutzerdaten synchron halten. Es besteht außerdem die Möglichkeit Microsoft Active Directory (AAD) oder Personio via API mit unserem System zu verbinden. Lanes & Planes kann Nutzerdaten aus diesen Systemen automatisch verarbeiten.

Nachdem eine Reisekostenabrechnung eingereicht wurde, erhalten die hinterlegten Manager eine Benachrichtigung. In der Manager-Genehmigungs-Ansicht werden alle Auslagen und Belege, die komplette Reise, mögliche Verstöße gegen die individuelle Reiserichtlinie sowie die Begründung des Nutzers abgebildet. Manager können die Reise/Spesenabrechnung nun entweder genehmigen oder mit Kommentar ablehnen. Passiert letzteres, ist die Reise/Abrechnung wieder offen und der Reisende wird darüber per Email informiert.

Für jeden Nutzer können individuelle Buchungsrechte festgelegt werden, z.B. ob und wann eine Reise vor der Buchung von einem/einer Vorgesetzten freigegeben werden muss.

Lanes & Planes speichert nicht nur die Buchungen, sondern auch die Suchergebnisse zum Zeitpunkt der Suchanfrage. Im Falle eines vorgelagerten Reiseantrags kann der Manager so nachvollziehen, welche Leistungen zum exakten Zeitpunkt der Anfrage des Reisenden verfügbar waren.

Unser Analyse-Tool bietet Ihnen volle Transparenz über alle Transaktionen. Daten zu Nutzern, Kostenstellen, Anbietern, Zeiträumen und mehr lassen sich flexibel filtern, sortieren und direkt als CSV-Datei exportieren. Für weiterführende Analysen steht Ihnen zudem unsere Buchhaltungsoberfläche mit erweiterten Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Unternehmen mit eigenen Rahmenverträgen für Hotels können diese in Lanes & Planes laden und zur Buchung freischalten. Das gilt gleichermaßen für Fluglinien und deren Firmenkundenprogrammen, wie Eurowings EW4Business, Lufthansa PartnerPlusBenefit oder Lufthansa Group Corporate Tarife. Auch Rahmenverträge mit den Mietwagenanbietern SIXT, Europcar, Avis, Enterprise, National und Hertz lassen sich komfortabel hinterlegen.

Sämtliche Nutzerdaten und Buchungsprozesse unterliegen strengsten DSGVO-Standards. Unabhängige Audits gewährleisten eine lückenlose Informationssicherheit nach deutschem Recht.

Reiserichtlinien können individualisiert und Gruppen bzw. einzelnen Nutzern zugewiesen werden z.B.: - Hotel: Preis pro Nacht, Sterne, je Kontinent/Land/Stadt, mit Regeln/Ausnahmen - Flug: Lang-, Mittel- oder Kurzstrecke, Eco/Premium/Business/First, max. Preis pro Richtung - Zug: 1./2. Klasse, max. Preis pro Richtung Die festgelegten Regeln werden automatisch pro Fall und Nutzer überprüft. Überschreitungsregeln, wie verpflichtende Individualbegründung, Benachrichtigung der/des Vorgesetzten etc. können ebenfalls individuell definiert werden.

Admins haben Zugriff auf eine interaktive Map, auf der die aktuellen Aufenthaltsorte der Reisenden angezeigt werden. Über diese Karte können sie auch direkt auf deren Buchungen zugreifen. Dank einer Schnittstelle zum Auswärtigen Amt werden dort außerdem aktuelle Reisewarnungen angezeigt.

Lanes & Planes erfasst die CO2-Emissionswerte jeder geschäftlichen Reise detailliert im System. Nachhaltigkeitsbeauftragte nutzen diese validen Daten direkt für das Corporate-Sustainability-Reporting und die gezielte Kompensation.

Auf allen Rechnungen und Gutschriften achten wir peinlich genau auf die korrekte Ausweisung der Mehrwertsteuer.

Bei Hotelaufenthalten im Ausland sehen Sie direkt ein auf den Rechnungen die lokale MwSt. samt einer Umsatzsteuer-ID des jeweiligen Landes ausgewiesen.

Das Single-Creditor-Verfahren fasst alle Buchungsaktivitäten – egal ob Hotel, Bahn, Flug oder Mietwagen – in einer einzigen monatlichen Sammelrechnung zusammen. Die aufwendige und fehleranfällige Prüfung zahlloser Einzelbelege entfällt für die Kreditorenbuchhaltung komplett.

Lanes & Planes geht bis zur Rechnungsstellung in Vorleistung. Insbesondere bei der Hotelfakturierung kann dies bis zu zwei Wochen nach Check-out sein – somit entsteht bis dahin für Unternehmen keinerlei Liquiditätsbelastung.

Das System kalkuliert die gesetzlichen länderspezifischen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand auf Basis der Reisedaten vollautomatisch. Das schützt das Unternehmen vor steuerlichen Fehlberechnungen bei Betriebsprüfungen.

Das System kalkuliert die gesetzlichen länderspezifischen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand auf Basis der Reisedaten vollautomatisch. Das schützt das Unternehmen vor steuerlichen Fehlberechnungen bei Betriebsprüfungen.

Dienstfahrten mit dem Privat- oder Firmen-Pkw werden anhand der eingetragenen Distanzen automatisch nach den aktuell gültigen Pauschalsätzen berechnet. Das vereinfacht den Erstattungsprozess für den Außendienst und die Buchhaltung.

Dienstfahrten mit dem Privat- oder Firmen-Pkw werden anhand der eingetragenen Distanzen automatisch nach den aktuell gültigen Pauschalsätzen berechnet. Das vereinfacht den Erstattungsprozess für den Außendienst und die Buchhaltung.

Dienstfahrten mit dem Privat- oder Firmen-Pkw werden anhand der eingetragenen Distanzen automatisch nach den aktuell gültigen Pauschalsätzen berechnet. Das vereinfacht den Erstattungsprozess für den Außendienst und die Buchhaltung.

Für die Zusammenführung aller Abrechnungsdokumente und Auslagen im Sinne einer Reisekostenabrechnung steht eine spezifische Buchhaltungs-Ansicht mit entsprechenden Filterfunktionen zur Verfügung.

Kunden können selbst entscheiden, welche Sachkonten/Belegkategorien für ihr Unternehmen/Rechnungsprofil erforderlich sind. Sie können außerdem festlegen, ob die Wahl eines bestimmten Sachkontos eine Frage auslösen soll, die der Nutzer bei der Belegerstellung beantworten muss.

Um die Auslagenerstattung für Reisende und Buchhaltung schnell und einfach zu gestalten, gibt es eine Ansicht mit allen privat bezahlten Auslagen, die vom Manager genehmigt wurden – aufgeteilt nach Nutzer und Verursacher.

Unser System verweist Nutzer auf Duplikate: bei der Auslagenerstellung und -änderung sowie bei der buchhalterischen Prüfung. Reisende und Buchhaltung können die Duplikate vor Abschluss der Reisekostenprüfung löschen oder die Richtigkeit der Auslagen bestätigen.

Nicht alle Abrechnungsdokumente können unmittelbar nach der Buchung erstellt werden. Hotel-, Mietwagen- oder Airbnb-Abrechnungsdokumente werden z.B. erst mit, bzw. nach Reiseantritt erstellt. In einer separaten Ansicht lassen sich deshalb alle bereits erstellten, bzw. fakturierten Dokumente anzeigen und als CSV herunterladen.

Für jedes fakturierte Abrechnungsdokument wird der Bezahlungsstatus angezeigt.

Belege (Auslagen, Rechnungen und Gutschriften) können per Sammeldownload als ZIP-Datei heruntergeladen werden. Dies ermöglicht die Archivierung oder das Hochladen mit Beleg2Buchung in DATEV und andere ERP-Systeme.

Im Rahmen unseres Buchhaltungsonboardings besteht die Möglichkeit, eine für das ERP-System des Kunden konforme Kontierung zur Verfügung zu stellen. So lassen sich alle Belege ohne weitere Bearbeitung übertragen. Diese Software-Integration bieten wir für zahlreiche Systeme an, darunter DATEV (mit Beleg2Buchung bspw.), SAP, Navision oder Diamant Software.

Die Buchhaltung kann einzelne Buchungssätze kommentieren und einen Status vergeben, z.B. "gebucht".

Während des Checkout-Prozesses ordnen Buchende die Ausgaben direkt den passenden Kostenstellen oder Projektnummern zu. Das garantiert eine saubere, automatisierte Zuordnung beim späteren Export in Vorsysteme wie DATEV.

Es besteht die Option, z.B. für Tochtergesellschaften oder abweichende Rechnungsadressen (für MwSt. Ausweis mit anderer Ust.-ID) separate Rechnungsprofile zu hinterlegen. Analog zu den Kostenstellen können Nutzern so spezifische Rechnungsprofile zugewiesen werden. Des Weiteren können auch abweichende Spracheinstellungen für die Rechnungserstellung, abweichende Buchhaltungs-E-Mails sowie separate Kontodaten/Bankverbindung für Zahlungen hinterlegt werden.

In unserer spezifischen Buchhaltungs-Ansicht können alle Beleg-Fotos übersichtlich mit den entsprechenden Angaben des Nutzers verglichen, sachlich überprüft und ggf. korrigiert werden.

Durch unsere angeschlossenen Partner haben Kunden die Möglichkeit, sich bereits gezahlte MwSt im Ausland (EU und Nicht-EU-Länder) voll zurückerstatten zu lassen.

Unser System bietet die Möglichkeit, Reisende nach Zielland (Aufenthalt im Ausland) und Reisedatum in der Zukunft zu filtern. Diese Filterfunktion vereinfacht die Beantragung von A1 Bescheinigungen bei der Krankenkasse.

Ihr persönlicher Lanes & Planes Onboarding-Manager führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung Ihres Unternehmenskontos und holt Buchhaltung und Mitarbeitende per Web-Schulung an Bord.

Persönlicher Support durch ausgebildete, deutschsprachige Reiseverkehrskaufleute. Mo-Fr: 7:00 – 20:30 Uhr. Sa-So & feiertags: 9:00 – 18:00 Uhr. Erweiterte Öffnungszeiten von 20:30 – 02:00 Uhr vergeben Sie als kostenpflichtiger Lanes & Planes Support über unser Account Management zugebuchen.

Die Kostenübernahme wird direkt per E-Mail an das gebuchte Hotel übermittelt. Lanes & Planes erfragt darin die Bestätigung der Kostenübernahme. Die weitere Übermittlung und Verarbeitung erfolgt dann automatisch im System. Zusätzlich erfolgt 48 bzw. 24 Stunden vor Anreise eine erneute telefonische Anfrage an das Hotel.

Eine automatische Bestätigung der Kostenübernahme von Tickets erfolgt per E-Mail, im Nutzerkonto & in der Mobile App.

Lanes & Planes erfasst die CO2-Emissionswerte jeder geschäftlichen Reise detailliert im System. Nachhaltigkeitsbeauftragte nutzen diese validen Daten direkt für das Corporate-Sustainability-Reporting und die gezielte Kompensation.

Gerne integrieren wir Ihr Firmenlogo in Ihr Lanes & Planes Unternehmenskonto.

Durch unsere Zusammenarbeit mit International SOS bieten wir Kunden, die ebenfalls mit International SOS zusammenarbeiten, eine automatische Übergabe der Reiseinformationen zu den jeweiligen gebuchten Reisen.

Automatisierte Entschädigungsprüfung und Rückerstattung bei ausgefallenen und verspäteten Fahrten mit der Deutschen Bahn.

Sämtliche Nutzerdaten und Buchungsprozesse unterliegen strengsten DSGVO-Standards. Unabhängige Audits gewährleisten eine lückenlose Informationssicherheit nach deutschem Recht.

Das Qualitätsmanagement von Lanes & Planes wurde vom TÜV Süd ISO 9001:2015 zertifiziert.

Lanes & Planes verzichtet bewusst auf die Nutzung von Cloud-Hosting. Wir hosten unsere Applikationen und speichern und verarbeiten Ihre Daten auf eigenen Servern in Deutschland (im ISO-zertifizierten Rechenzentrum).